Un outil souple et efficace pour optimiser votre Gestion Documentaire
INTRAQUAL DOC est un outil à la fois puissant, simple et convivial. Ce logiciel organise et gère l'ensemble des documents inhérents au fonctionnement de votre structure
Avec INTRAQUAL DOC, chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment à tous les documents liés à son activité et à ses processus.
INTRAQUAL DOC répond à toutes vos exigences règlementaires (ISO 9001, 14001, OHSAS 18011...)
INTRAQUAL DOC gère l'ensemble de vos documents !
- INTRAQUAL DOC est adapté à tous les processus de votre structure : Qualité, Sécurité, Environnement, Ressources Humaines, Achats, Informatiques...
- Il gère très facilement tout type de document : cartographie de processus, procédures, instructions, modes opératoires, fiches de poste/fonction, notes internes, comptes-rendus, fiches techniques, etc...
Circuit de fonctionnement de la GESTION DOCUMENTAIRE
- Il intègre tout le cycle de vie (=Workflow) personnalisable des documents pour une gestion 100% "Zéro papier", grâce à son interface personnalisable ergonomique.
Un paramétrage souple et intuitif
Qui fait quoi ?
- Vous associez des droits à vos collaborateurs en fonction du profil que vous souhaitez leur attribuer (administrateur, rédacteur, signataire, lecteur).
Une synchronisation dynamique de votre annuaire.
- Nous vous proposons une liaison avec votre annuaire pour que le logiciel intègre les entrées et sorties du personnel. Votre organisation est alors paramétrable dans l'outil avec vos sites, vos groupes, vos fonctions ...
- Comment classer vos documents ?
Vous devez paramétrer le classement de vos dossiers de façon claire et rigoureuse. Vous définissez votre propre arborescence à partir de vos processus, catégories et typologies. Plus qu'un simple répertoire, chaque catégorie est dotée de paramétrages spécifiques qui facilitent la rédaction. Vous pouvez aussi créer vos propres mots clés (métadonnées) pour obtenir une recherche encore plus précise.
Une rédaction simple et rapide
- Un collaborateur peut créer très facilement un document, en saisissant les éléments essentiels d'identification (titre, type, version, catégorie...) et les acteurs (signataires/liste de diffusion).
- Le rédacteur choisit simplement les collaborateurs qui seront en diffusion pour application ou pour information, avec une sélection liée à votre annuaire et votre organisation.
- Vous pouvez importer un document exsitant (Word, Excel, PDF, Power Point, Images, Vidéo...) ou le créer directement dans le logiciel à partir d'un modèle paramétrable (données dynamique: version, acteurs, dates...)
Un système complet de recherche documentaire
La recherche est une des fonctions principales d’un système de gestion documentaire.
- Le mode de recherche proposé par INTRAQUAL DOC est très complet : par type, par mot-clé, par catégorie, par référence, par full text, par cartographie de processus…
- Le système propose de créer des liens entre documents (exemple : procédure vers enregistrements et/ou indicateurs...) avec une mise à jour automatique des liens.
- La navigation par processsus apporte un gain de temps conséquent pour tous les collaborateurs et permet une appropriation de l’approche par processus, par une démarche très pédagogique.
